记录,大家是怎么受控的？

一、背景：制药生产企业，空白文件及记录经批准后，均盖GMP专用章，固定记录格式及内容，原件发往相关部门。
记录发放分类：①.批生产记录，由质量部专人发放，根据生产部门需求，将空白批生产记录复印后，
每页加盖特殊批号后发放给生产部门，并做发放台帐，不能被私自复印。
②.检验记录，QC专人控制，刻有专门的QC章，每页记录盖章后随检验样品发给检验人员，
批号自行填写，发放的数量与样品数量一致，做发放台帐。
③.除生产记录、检验记录外的其他记录（如偏差记录、设备运行记录、试剂配制记录等），
由使用人员将空白记录原件复印后，自行使用，不做发放台帐。
二、原存在问题：
生产记录和检验记录管理问题不大，
主要问题在第③类，岗位人员一次性复印多份③类记录，填写错误就将记录撕毁，重新拿一页记录填写，
有几次还被药监局发现了一次，被批评了，要求整改。公
司也经常培训，要求不得撕毁记录，效果不大，得从源头解决问题。
三、计划解决方案：
经过讨论，结合药监局要求，
最好每页记录都盖鲜章，但是第③类记录数量太过庞大，
单靠一个部门管理不现实，于是决定分部门各自管理。
给每个部门刻一个受控章，编号1、2、3、4......，
每个部门的管理人员将每页记录盖鲜章后发给使用人员。
四、
新的问题来了：
鲜章是盖上了，但是，但是，但是！这样盖了没啥意义啊，
不做发放回收记录，操作人员一次性领走10页，写错了照样可以撕了，重新拿一页再写。
做发放回收记录吧，有的记录发出去了又没法收回来统计
（尤其是跨部门保存的记录，比如物料初检记录，库房人员填写后就随请验单保存在检验记录里了，QA保存，
库房人员根本没法回收清点，还有的记录根本不保存在QA，又比如物料标签，根本不存档....），
让QA统一计数发放也不现实。


现在想和大家交流一下：
贵公司是怎么保存第③类记录的，
不仅做到记录的格式内容受控，还能做到发放与回收受控，求指教！
如果觉得我们这边生产记录和检验记录可以更好改进的，也欢迎指出！

一般是记录编号 ，分发登记

做好就行

预计使用张数，每月或者每季度整本发放，同时在日常管理中多做要求，发现之前的问题及时提醒甚至处罚

记录全部打串码

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